法智分享丨施工企业如何管理项目部公章
施工企业项目部公章管理存在各种问题，很多施工企业因项目部公章管理问题都付出过代价。本文通过梳理项目部公章使用主要风险与应对措施，希望有利于施工企业最大限度减少此方面问题。 一、项目部公章刻制审批监督不够 有的施工企业在需要刻制项目部公章时，安排一个员工去刻制，刻制后即投入使用，没有相关刻制项目部公章的申请审批手续。 存在风险： ①项目部公章刻制数量、时间及刻制人员等无档案信息记录； ②无项目部公章刻制后投入使用的交接记录； ③无项目部公章投入使用的相关文件，无投入使用时间、使用范围资料依据； ④员工个人办理刻制项目部公章，对刻制的项目部公章数量、交付企业前是否使用等问题无相关监督。 应对措施： ①拟刻制项目部公章必须报经总经理批准，由办公室开具介绍信； ②规定由经管部门统一刻制，填写《印章制发申请表》，其他部门或人员不得刻制印章； ③项目部公章的形体和规格，按国家有关规定执行； ④刻制项目部公章时，由两人同往办理； ⑤申请刻制文件有关资料及刻制的印章，必须在企业经管部门首先备案； ⑥项目部公章刻制后所有交接工作，留有交接手续资料。 二、项目部尚未正式成立已刻制公章并使用 在项目部尚未正式成立时，施工企业即刻制项目部公章，并对外签订合同等法律文书。 存在风险： ①可能被工商等行政部门给予行政处罚； ②所签合同等法律文书存在被认定无效的可能。 应对措施： ①项目部正式成立后申请刻制项目部公章； ②按照施工企业内部审批程序及国家有关规定程序刻制。 三、未在公安部门指定刻章单位刻制项目部公章 施工企业没有在公安机关指定刻章单位刻制，而是随意请单位或个人刻制。 存在风险： ①可能被公安机关给予行政处罚； ②所刻制公章可能被刻制的单位或个人假冒； ③需要寻找刻制的单位或个人时，可能已无从查找。 应对措施： 《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》（国发〔1999〕25号）第二十三条规定：印章制发机关应规范和加强印章制发管理，严格办理程序和审批手续。国家行政机关和企业事业单位、社会团体刻制印章，应到当地公安机关指定刻章单位刻制。 四、没有申请对项目部公章备案 施工企业没有对项目部公章向公安机关申请备案意识，或者知道应申请备案而未申请，刻制后即投入使用。 存在风险： ①可能被公安机关给予行政处罚； ②项目部公章假冒后，对真实的项目部公章认定困难。 应对措施： ①施工企业应到工程所在地公安机关申请办理备案手续，之后方可启用项目部公章； ②目前，有的公安机关受理项目部公章备案，有的公安机关却不受理。笔者建议，施工企业应尽量对项目部公章办理备案手续，以便能够对假冒的项目部公章进行鉴定，对于公安机关不予受理的，可留存相关已申请证据； ③在启用项目部公章前，施工企业应有正式发文； ④在启用项目部公章的发文中，应注明启用日期、使用范围等内容。如替换原有公章的，还应声明原章废止； ⑤项目部公章启用前要做好戳记，并留存样本备查。 五、刻制项目部公章等印章过多 同一工程项目，施工企业刻制的项目部印章过多，除项目部公章、财务部门印章外，还刻制有合同专用章、办公室章、各主要科室章等，还有的施工企业在一个项目上刻制有两枚项目部公章。 存在风险及可能导致的问题： ①印章越多，管理难度越大，风险越大； ②所刻制的印章都存在使用不当风险，如在对外合同等法律文书上加盖办公室章、科室章，可能导致施工企业承担本不应承担的法律责任； ③有多枚项目部公章时，可能被公安机关等有关行政部门给予行政处罚； ④有多枚项目部公章，对假冒的项目部公章认定难度更大。 应对措施： ①项目与施工企业经营地在同一地区，可不刻制项目部公章，以减少因项目部公章使用给施工企业带来的法律风险； ②同一地区，仍需刻制项目部公章的，项目部印章可由企业相关部门保管。具体使用时，项目人员到相关部门加盖，或者相关部门人员到项目加盖； ③不能出现两枚以上项目部公章，如存在，必须停用、销毁一枚。 六、项目部公章使用范围不清 施工企业对项目部公章使用范围没有规定或规定不清，可以使用业务专用章的，使用了项目部公章；应使用项目部公章的，却使用业务专用章。 存在风险： ①盖章文书的效力可能为不确定或无效； ②出现诉讼或仲裁案件时，除非施工企业有证据证明合同所涉印章与己无关或为他人私盖，否则法院或仲裁机构可能认定合同有效，还可能被法院或仲裁机构作出不利于施工企业的其它有关认定。 应对措施： ①对项目部印章使用范围作出规定，凡属以施工企业名义对外发文、开具介绍信、报送报表等情形，一律加盖施工企业公章。凡属合同类的使用合同专用章，凡属财务会计业务的用财务专用章，职能部门印章仅限部门内部使用等； ②刻制项目部技术章、资料章、试验等科室章时，在印章上填加标注说明，如“此章仅限于工程技术联系或资料专用”、“不得用于签订经济合同”、“签订经济合同无效”等字样； ③项目部技术章、资料章、试验章等科室章无标注说明的，应在加盖印章处作出备注，说明盖章效力所及范围； ④施工企业可在公司网站等媒介公示印章格式及使用范围等内容。 七、项目部公章使用审批制度缺失 施工企业没有项目部公章使用审批制度，项目部公章使用具有一定随意性。 存在风险： ①不应加盖项目部公章的加盖了，导致施工企业承担法律责任； ②对于不当使用项目部公章给施工企业造成损失的，相关责任人认定困难。 应对措施： ①施工企业应明确规定项目部公章使用审批权限、范围以及审批责任； ②施工企业应规定项目部各部门需要加盖项目部公章、合同专用章时，应填写《印章使用申请表》或《印章使用审批表》等，由项目经理签署是否核准意见。项目经理应把握哪些事项属于所属施工企业层级审批，注意不能超越权限； ③项目经理不在岗时，可规定由副经理或项目书记签发，也可规定一般业务和事务性行文由副经理或项目书记签发。 八、未严格按审批制度使用项目部公章 项目部公章使用审批手续不全，有的先盖章后审批，还有领导打招呼即加盖公章，且未补办审批手续，审批制度成为虚设。 存在风险： ①公章使用管理混乱，增加企业风险； ②对于不当使用项目部公章给施工企业造成损失的，相关责任人认定困难。 应对措施： ①在申请盖章手续不完备情况下，负责加盖项目部公章人员应具有拒绝权，特殊情形除外； ②根据项目部自身运作特点，设计效率与风险管理兼顾的公章使用流程，包括特殊情况预案； ③项目部主要管理人员应模范遵守有关印章管理制度。 九、缺乏项目部公章保管制度 施工企业对项目部公章防火防盗问题注意不够，没有保险柜等设施设备收存项目部公章，只是放置在办公桌抽屉中。有的施工企业未设置专门人员保管项目部公章，保管人员更换时无交接手续。项目部公章有时脱离保管人员视线，保管人员随意允许他人代为加盖公章，还有的允许他人携带印章外出而缺乏监管措施。 存在风险： ①项目部公章损毁、被盗风险增大； ②项目部公章被偷盖、私盖风险增大； ③保管人员更换后，保管责任认定不清。 应对措施： ①项目部公章应存放在带锁的专用箱柜内，实行专人专柜保管； ②对于保管人员，应慎重选择，并由其签订保管责任书，明确保管责任； ③规定保管人无独立使用项目部公章权力，但有监督使用权力； ④保管人必须保证公章使用时处于自己视线范围； ⑤保管人暂时不能保管的，应安排临时保管人员并办理交接手续，注明移交人、接收人、监督人、移交时间、交接资料清单等； ⑥尽量减少项目部公章外出使用情形，确需将项目部公章带出使用的，应提交申请报告，经项目经理等主管领导同意，二人以上同行为宜； ⑦保管人员对保管期间异常情况应及时向项目领导汇报。 十、没有建立项目部公章使用登记档案 有的施工企业没有设立项目部公章使用登记档案，有的是临时用一张活页纸登记，登记记录断档或无序，有的项目领导本身就不按规定登记。 存在风险： ①项目结束后无完整的项目部公章使用档案记录； ②对于加盖项目部公章文书真实性无从核实； ③不利于公章保管人恶意使用公章情形的认定。 应对措施： ①项目部公章使用登记档案有利于项目部公章使用管理，有利于私盖、假冒项目部公章的识别，施工企业应予重视； ②申请盖章人员应在登记文本中对有关事项、时间等登记签字，登记文本应有页码且为连续； ③对所加盖文书复制留存，多页文书且没有必要留存全部复制件的，可对盖章页等做部分留存，按先后时间归档； ④保管人员应对登记文本及档案妥善保管，避免损毁或遗失，一定期限后将登记文本档案向项目部主管科室及施工企业备份。 十一、在空白介绍信、授权书等文书上加盖项目部公章 施工企业对于授权委托书法律风险认识不够，出具加盖有项目部公章的空白介绍信、空白授权事项的授权委托书。 存在风险： ①空白介绍信、空白授权事项授权委托书被错误填写内容； ②空白介绍信、空白授权事项授权委托书被他人恶意填写不利于建筑施工企业的内容； ③空白介绍信、空白授权事项授权委托书遗失后被他人利用，导致施工企业承担法律责任。 应对措施： ①尽量避免对外出具盖有项目部公章的空白介绍信、空白授权事项授权委托书； ②如因特殊情况需要开具时，应经项目经理审批同意，使用人在空白件复印件上作出签收说明，并在填写内容之后至使用之前复印或拍照，交存项目部归档； ③对于未提交原件的介绍信、授权书，使用人应一并交回项目部归档； ④对加盖项目部公章的介绍信、授权委托书应统一编号登记，以备存查。 十二、将项目部公章交给挂靠的企业或个人使用 为收取管理费，有的施工企业出借资质给其他企业或个人承接工程，甚至为图便利将项目部公章交给挂靠的企业或个人在施工中使用。 存在风险： ①可能被挂靠的企业或个人不当甚至恶意使用； ②项目部并非买受人，施工企业却承担了材料、设备等购买责任； ③项目部并非租赁人，却承担了租赁人责任等。 应对措施： ①该种情形已少见，其风险隐患巨大。无论出于何种考虑，施工企业都不能将项目部公章交给挂靠的企业或个人使用； ②项目部人员私自帮助挂靠企业或个人加盖项目部公章的，施工企业应追究其责任。 十三、在应由施工企业签订的合同、担保文件、承诺书上加盖项目部公章 对于应由施工企业签订的合同、担保文件、承诺书，项目部管理人员擅自做主，以项目部名义签订，加盖项目部公章。 存在风险： ①导致法律文书效力的不确定性； ②施工企业承担了不利法律后果。 应对措施： ①在施工企业章程中统一规定项目经理权限、项目部公章使用范围与责任； ②对项目经理出具授权书，明确其权限； ③在施工企业宣传媒介或项目部宣传栏对授权书进行公示，并邀请公证机构予以公证； ④施工企业与项目经理单独签订责任书，或在奖惩经营责任状类文书中明确项目经理权限与责任； ⑤对可知范围的材料商等主要交易相对人，通过函件方式告知项目经理的权限及项目部公章使用范围，但需要注意留有已送达证据； ⑥对于应由施工企业签订的合同、担保文件、承诺书等法律文书，施工企业未予签订，但已加盖项目部公章的，施工企业可根据具体风险情况考虑是否追认，对于不能追认的，应及时通知相对人，止付款项，也可与相对人协商变更或解除合同、担保、承诺，必要情况下也可提起诉讼或仲裁解决。 十四、项目部公章遗失、被盗、被抢、毁损后处置措施不够 在项目部公章遗失、被盗、被抢、毁损后，一些施工企业项目部不向所属施工企业汇报，不及时向公安机关报案或报告，不在报纸等媒体上发布公告声明作废，而是自行重新刻制项目部公章，对于新刻制的项目部公章也不申请备案。还有的施工企业刻制新的项目部公章后，又找到了原来的项目部公章，但并未向公安机关说明、上缴并销毁原公章。 存在风险： ①可能被公安机关等有关行政部门给予行政处罚；假冒项目部公章难以鉴定识别； ②恶意使用已丢失、被盗项目部公章形成的法律文书，难以认定系恶意使用，施工企业可能承担不利的法律责任； ③刻制新章仍保留已找回原章，对于相关加盖原章法律文书真实性及效力认定，可能不利于施工企业。 应对措施： ①项目部公章被盗或被抢后，项目部应及时向所属施工企业汇报，向当地公安机关报案，并采取公告形式声明作废； ②项目部公章遗失、毁损的，项目部也应及时向所属施工企业汇报，向当地公安机关报告，并采取公告形式声明作废； ③重新申请刻制项目部公章的，应重新申请办理备案手续。 十五、没有项目部公章回收、封存、销毁制度 施工项目长期停工或竣工后，施工企业没有相关项目部公章回收、封存、销毁制度，如什么情况下应回收、封存、销毁项目部公章，具体如何实施和监督等。 存在风险： ①项目部公章回收、封存、销毁无制度遵循； ②容易导致项目部公章被不当甚至恶意使用； ③项目经理、书记等保管项目部公章人员离职或发生其它意外情况时，施工企业可能无法查找、回收项目部公章。 应对措施： ①施工企业应根据《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》第二十四规定，在项目部公章管理制度中增加项目部公章回收、封存、销毁规定； ②施工项目长期停工或竣工，以及出现项目部公章毁损情况时，项目部应向所属施工企业主管部门交回项目部公章，办理相关回收手续，注明停用时间； ③建立项目部公章上交、存档、销毁的登记档案。 十六、同时使用多枚项目部公章 施工企业同一项目刻制有两枚甚至多枚项目部公章，这种情况同时刻制的少见，但先后刻制的情况存在。 存在风险： ①可能被公安机关等有关行政部门给予行政处罚； ②对假冒项目部公章认定非常困难。 应对措施： 为减少多枚项目部公章管理巨大法律风险，避免被有关部门处罚，施工企业不能同时拥有或使用两枚以上项目部公章。 十七、加盖项目部公章法律文书上无代表人、被授权人或负责人签字 施工企业在合同等法律文书上加盖项目部公章后，代表人、被授权人或负责人并没有在盖章处签字。 存在风险： ①不利于认定相关经办人员； ②不利于追究相关经办人员签订合同等法律文书责任； ③项目部公章被假冒情形多发，只有公章、没有签字，不利于识别假冒的项目部公章。 应对措施： 施工企业可规定，除特殊用途文书外，加盖项目部公章的法律文书，相关经办人员必须在代表人、被授权人或负责人处签字。同时，也应要求合同类文书相对人的经办人员同样进行签字。 十八、发现假冒项目部公章不及时报案 施工企业发现假冒项目部公章后，没有及时报案，没有采取有效应对措施。 存在风险： ①对于有关争议事项，可能被认定存有过失； ②假冒项目部公章继续使用，风险增大。 应对措施： ①发现假冒项目部公章，施工企业应及时向公安机关报案，提供相关线索； ②最终认定材料供应商、工程分包商、劳务分包商等私刻项目部公章的，施工企业应追究其法律责任，不再与其合作，可考虑在一定范围内进行通报。 -END- 声明：本公众号仅供学习交流，版权归作者所有！如有侵权，请及时告知删除！
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